PDF形式とは?必要な理由とオススメ無料変換ソフトを紹介

投稿日:2017年8月29日 更新日:

PDF形式とは?必要な理由とオススメ無料変換ソフトを紹介

「PDF形式」というのは、文書ファイルの形式の1つです。

Wordで文書を作成していると、この形式が必要になる場面に出くわすことがあります。

コアラ店長
先日、Wordの文書をネット印刷の会社に印刷依頼したら「PDF文書で送ってほしい」と言われました。
はにわさん
なんかムズかしそうな単語だね?
チラシ博士
いやいや、大丈夫じゃよ。
PDF形式が必要になる場面は限られているから、特徴や変換手順など、ポイントだけ押さえておけば簡単じゃ

本記事ではPDF形式がなぜ必要なのか。
そして、オススメの無料ソフトと変換手順について紹介していきます。




PDF形式は、どこが優れているのか?

そもそも、なぜ「PDF形式」というファイル形式が必要になるのか
主に2つの理由があります。

  1. どのパソコンでも表示が同じになる
  2. 閲覧するソフトが無料が手に入る

それぞれ具体的に解説していきます。

どのパソコンでも表示が同じ

PDF形式で保存した文書は、どのパソコンで閲覧しても同じ表示になります。

PDF形式は同じ表示になる

逆に言えば、他の形式(Wordのファイル形式など)で保存した文書ファイルというのは、別のパソコンで開くと表示が変わってくる恐れがあるのです。

なぜ別のパソコンだと表示が変わるのか

表示が変わってしまう理由の1つとして、ソフトのバージョンの違いがあります。

例えば、Word2007とWord 2016では、実は微妙にソフトの仕様が異なっています。
そのため、同じWord文書であっても、バージョンが違うWordでファイルを開くと、レイアウトなどが崩れてしまうことがあります。

特に、チラシやポスターは気をつけてください。
写真やデザインが凝っている文書は、表示に差が出やすいです。

ですが、PDF形式で保存すれば、自分側と相手側のパソコンで同じ表示になります。

閲覧するためのソフトが無料

PDF形式のもう1つの長所として、閲覧するためのソフトが普及している点です。

PDF形式のファイルを開くには、閲覧するためのソフトが必要です。

しかし、そのソフトは、たいていはパソコンに最初から入っています
ソフトがパソコンに入っていない場合でも、ネットから無料で入手できます。

チラシ博士
つまり、PDF形式で保存した文書なら、どのパソコンでも同じ状態で表示できるというわけじゃよ
コアラ店長
なるほど。たしかに閲覧できなかったり、表示が違ったりしたら困りますからね

PDF形式のデメリット

PDF形式にもデメリットはあります。
PDF形式にした文書は通常、編集できません

「編集できないよ・・・」

PDF形式の文書を誰かに送った場合、相手側では、その文書を改変したくても出来なくなります。

もしも相手側で編集する必要があるなら、PDF形式の文書と一緒に、変換前のWord文書のファイルも合わせて送りましょう

Word文書をPDF形式に変換する3つの方法

Word文書をPDF形式に変換するには、次の3つの方法があります。

  1. Wordの変換機能を使う
  2. 無料のPDF変換ソフトを使う
  3. 有料のPDF変換ソフトを使う

本記事では上記のうち、「1 Wordの変換機能」と「2 無料のPDF変換」について説明します。

(なお、上記3の「有料のPDF変換ソフトを使う」ですが、大抵の用途であれば、有料ソフトを使うまでもないため、本記事では取り扱いません。
ちなみに、有料ソフトを使うのであれば「 Adobe社の「Acrobat」」が有名です)

「Wordの変換機能」だけではダメな理由

実は、WordにはPDF形式への変換機能が備わっています。

「じゃあ、それを使って変換すればいいんじゃないの?」
そう思われるかもしれません。

ですが注意してください。
WordのPDF変換機能には、次の2つの短所があります。

WordのPDF変換機能だと画質が落ちてしまう

Wordの機能でPDFに変換すると、画像が粗くなってしまうことがあります。

これは特に注意しましょう。
というのも、画質の粗さは微妙なため、気づかずに見落としてしまう危険性があるためです。

画質が粗い

この短所はパソコン内で見るだけの文書であれば、さほど気にする必要はありません。
多少画質が粗くなっても画面で見る分なら、影響は薄いからです。

しかし、チラシのように印刷して使う文書であれば要注意です。
特に大きな写真を使っている場合は、粗さが目立ちやすくなります。

ファイルサイズが大きくなってしまう

WordでPDFに変換した場合はファイルサイズが大きくなりやすいです。
無料のPDF変換ソフトと比べると、2~3倍ぐらい違ってくることもあります。

Wordの変換機能はどんなときに向いているか?

WordのPDF変換機能は文字が主体の文書に向いています。

文字が主体なら、画像の画質を気にする必要はありません。
ファイルサイズが大きくなったとしても、文字データなら元々が小さいので問題にはなりません。

Wordの変換機能で、PDFに変換する方法

文字が主体の文書なら、WordのPDF変換機能でも十分です。
WordのPDF形式に変換する手順は、下記のページで説明していますので参照してください。

無料のPDF変換ソフトで、PDFに変換する方法

より高度にPDF変換したいのであれば、専用のPDF変換ソフトを使いましょう。

PDF変換ソフトはいろいろありますが、おすすめなのは「CUBE PDF」です。

cubepdfのロゴ

無料で使えますし、入手にかかる手間も少ない。
さらには、ソフトの画面もシンプルで操作に迷うことがありません。

では「CUBE PDF」の入手手順と使い方について紹介していきます。

CubePDF を手に入れる

1.「CubePDF」の公式サイトに移動します。

2.下図の赤枠内のボタンをクリックして、「CubePDF」のインストールファイルをダウンロードします。
※ 使っているパソコンが64bit版なら、下図の赤枠内にある「64bit版はこちら」の文字をクリックしてください。

2.ダウンロードしたインストールファイルをダブルクリックして開きます。

3.ファイルを実行した後は、画面の指示にしたがって、インストール手順を進めていきます。
※具体的には「はい」「同意する」「次へ」などを選択して、進めていきます。

4.インストールが完了したら、[完了]をクリックして画面を閉じます。

インストールできたら、早速使ってみましょう。
続いて、「CubePDF」 に使い方を説明していきます。

「CubePDF」 を使ってWord文書をPDF形式で保存する手順

Wordの文書を「CubePDF」でPDF形式に保存する手順です。

なお、文書を「保存」するわけですが、手順としては「印刷」の手順を行うことになるので注意してください。
それでは手順です。

1.PDF形式にしたい文書を、Wordで開いておきます。

2.[ファイル]→[印刷]→[プリンター]欄を[CubePDF]に選択 → [印刷] とたどってクリックしていきます。

 

3.CubePDFの画面が表示されます。ここでいくつか設定を行います。
まず、[ファイルタイプ]欄は[PDF]にしておきます。(下図赤枠)
[解像度]欄は画質を決めます。文書に画像を使っているなら、最大の[600]にしておけば問題ないです。

さらに同じ画面の続きで、今度は[出力ファイル]の欄の[・・・]をクリックして、ファイルの保存先を指定します。
保存先を指定したら、最後に[変換]ボタンをクリックして変換します。

4.この後、PDFに変換した文書が自動的に開きますので、文書内に変換ミスがないか確認してください。
(自動で開いてこなかった場合は、自分で開いてください)

特に、凝ったデザインの文書の場合はよく確認してください。
うまく変換できていないことがあります。

まとめ

PDF形式は文書作成する機会があるのであれば、知っておきたい知識です。

文書作成以外でも、実は身近にあふれている形式でもあります。
例えば、電化製品などのマニュアルは、最近ではネットでも公開されていますよね。
その文書ファイルも実はPDF形式です。

PDF変換が必要になったら、本記事の手順をぜひ参考にしてみてくださいね。







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