「PDF」というのは、電子文書のファイル形式の１つです。
電子文書を相手とやりとりしていると、この形式が必要になることがあります。
先日、Wordで作ったチラシをネット印刷で依頼したら「PDFにして送ってほしい」と言われました。
なんかムズかしそうな単語だね？
ふむ、それじゃ、今回は「PDF」とは一体何なのかについて解説していくぞい！
本記事ではPDFがなぜ必要なのか？
そして、ＰＤＦに変換するソフトについて解説していきます。
PDFがなぜ必要なのか？
なぜ「PDF」というファイル形式が必要なのか？
実は、Wordなどのファイルの場合。
別のパソコンで開くと表示が変わる恐れがあるためです。
なぜ表示が変わるのか？
表示が変わる理由の１つとして、ソフトのバージョンの違いがあります。
例えば、「古いWord」と「新しいWord」。
これらは同じWordでも、微妙にソフトの仕様が異なります。
もしも、文書内に相手のパソコンでは対応していない機能を使ったら？
その箇所は相手側では、うまく表示されなくなります。
ですが、PDFに変換すれば、自分側と相手側のパソコンで同じ表示になります。
ちなみに、PDFのもう１つのメリットは、閲覧するためのソフトが無料で入手できるという点じゃな。
なるほど。相手にＰＤＦファイルを送っても、閲覧できないと話になりませんもんね。
PDFに変換する方法とは？
制作物をＰＤＦに変換する方法を３つ紹介します。
アプリに備わっている変換機能を使う
印刷物を作成していたアプリに、ＰＤＦ変換機能が備わっている場合があります。
例えば、文書作成ソフトの「Word」は備わっています。
他にも、ネット上での文書作成サービス「CANVA」や「Picky-Pics」などにも備わっています。
これらの場合は、そのアプリの変換機能を使うとよいでしょう。
なお、WordでＰＤＦに変換する手順は、下記のリンクで解説しています。
ただし、注意点あり
実は、アプリに備わっている変換機能は精度が低いことがあります。
例えば、Wordの変換機能は、エラーが発生することがしばしばあります。
エラーが発生すると、文字がつぶれたり、レイアウトが崩れたりします。
そうなると印刷できる状態ではありません。
その場合は、この後で紹介する「ＰＤＦに変換するための専用ソフト」を試すと良いでしょう。
無料のＰＤＦ変換ソフトを使う
ＰＤＦに変換するための専用ソフトがあります。
さすが専用ソフトなだけあって、アプリに備わっている変換機能よりは性能が良いことが多いです。
変換ソフトは無料のものもいくつかあります。
その中でも有名なのが「CubePDF」です。
Wordの文書を「CubePDF」でＰＤＦ変換する手順は、下記のリンクで解説しています。
有料のＰＤＦ変換ソフトを使う
有料ソフトで有名なのは「 Adobe社の「Acrobat」」です。
有料なだけあって、ＰＤＦへの変換の精度は非常に高いです。
変換の他にも、ＰＤＦに関するさまざまな編集を行えます。
わざわざ有料のソフトなんて～。
どんな場面で必要になるの？
有料のソフトは変換精度が高い。
だから、例えば、図入りのマニュアル100ページをＰＤＦ変換するなら、有料ソフトを使ったほうが良いじゃろう。
１ページずつ変換ミスが無いか確認するのは現実的ではないからの。
あとがき
PDFは、文書作成以外でも身近にあふれている形式でもあります。
例えば、電化製品などのマニュアル。
あの文書ファイルも実はPDFですね。
PDF変換が必要になったら、本記事の手順を参考にしてみてください。